若手プロマネ(PMP)のつぶやき

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伝えることの難しさ|そもそも伝える中身がないのか、伝わっていないのか

最近、伝えることの難しさを痛感することがよくあります。

 

仕事を行う上では、

上司への報告や提案、

チームメンバーへの指示、

同僚に自分の考えや意見を言う、

などなど、様々な場面で伝えることを行います。

 

それらの場面において、

自分が考えていることを相手に正しく伝えることは、言葉以上に難しいものです。

言うは易く行うは難し です。

 

伝えるという行為のゴールは言うまでもないですが、

『相手に伝わり、理解している』状態です。

 

では、相手に伝わり、理解してもらうためには、どのような段階を踏むのでしょうか。

 

以下の5ステップと考えられます。

 

1.相手に伝えたいことが明確である

2.相手に伝わるように整理されている

3.相手に伝える(話す・書く・見せる等)

4.相手が受けとる

5.相手が理解する

 

 

 

1.相手に伝えたいことが明確である

 

相手に伝えて理解してもらう為には、

そもそも相手に正確に伝わった時に

理解してもらえる中身がないといけません。

 

伝えたいことがあるから、伝える行為を行うんでしょ?と思った方、正常な見解です。

 

ただし、時間内でのアウトプットを求められるケースがあり、

その中で伝えたい中身がない、明確でない状態では、そもそも相手に理解してもらうことは不可能ということです。

 

また、自分の中では、考えや意見がまとまり、これを伝えたいと思ったとしても、客観的に見ると甘いケースもこれに該当すると思います。

 

まずは、何を伝えたいのかということを明確にすることが非常に重要になります。

 


2.相手に伝わるように整理されている

 

伝えたいことが明確になれば、次は、伝えたいことが、相手に伝わるように整理されているかです。

 

伝える上での技術的な面もありますが、ここで重要となるのは、自身の中で伝えたいことをどのようにアウトプットすれば、相手に伝わり、理解してもらえるのかと考えることが重要です。

 

例えば、「明日は雪が降る」と結論だけを伝えたとしましょう。

伝えられた方は、なぜ?根拠は?と疑ってかかるでしょう。

納得してもらう為には、

西高東低の気圧配置でとか、

寒冷前線が通過しているとか、

伝えたいことを補足するような根拠となる情報が必要です。

 

伝えたいことのみを話したり、書いたりするだけでは、相手に伝える上では足りないと言えるでしょう。

 

テクニックの話になりますが、帰納法演繹法を活用するのも良いでしょう。

 


3.相手に伝える(話す・書く・見せる等)

 

伝えたいことを相手に伝わるように整理できたら、次は実際に相手に伝えることになります。

 

伝える上で、重要なのは、

どれだけ前提を共有できており、

どれだけの情報を相手に伝える必要があるのかということです。

 

1〜10まで全て話すと冗長になってしまいますが、

逆に1と10のみでは、間の説明がなく、なぜ10の結論になったのかが、相手は理解できません。

 

伝える相手との前提を把握し、

その相手に応じた粒度で伝える必要があります。

 

いくら伝えたいことが明確で、

整理されていたとしても、

相手に伝わらなければ意味がありません。


4.相手が受けとる

 

相手にしっかり伝えられたら、

次は、相手の受け取り方になります。

 

どれだけ自分自身は正確に分かりやすく伝えられたと思っても、つまるところ、相手がどのように受け取ったかに依存します。

 

じゃあ、どうすれば良いのか?

 

あとは、確認するしかないのです。

どのように受け取ったのかを聞いてみるしかないのです。

 

万が一、誤解をしていたり、

10の内、5しか伝わっていないのであれば、

補足して伝えるしかないのです。

 


5.相手が理解する

 

相手が受け取ってくれた後は、

最後のステップ、理解をしてもらうことです。

 

言いたいこと、伝えたいことは分かったけど、 相手が納得しなければ、腹落ちしなければ、意味がないのです。

 

説得や指示であれば、相手にとってのメリットや利益に繋がることを伝え、同じ方向を向くようにすることが重要かと思います。

 

また、提案であれば、伝えた内容に論理矛盾がないか、本当にそれが上手くいくか、ということを伝える必要があります。

 

上記のように、相手に伝わって、理解をしてもらう為には、様々な要素があり、一筋縄ではいかないのです。

 

なんとなく伝えるのではなく、どうしたら伝わるのか、ということを考え、意識的に伝えることが必要なのではないでしょうか?

 

 

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